REGULAMIN projektu ospanel.pl

System do zarządzania dla Ochotniczych Straży Pożarnych

Obowiązuje od dnia: 24.04.2026r.  |  Wersja dokumentu: 2.0

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://ospanel.pl (dalej: „Serwis” lub „System”).
2. Właścicielem i administratorem Serwisu (dalej: „Administrator”) jest podmiot wskazany w zakładce „Kontakt” na stronie Serwisu.
3. Serwis jest narzędziem informatycznym służącym do wspierania działalności ratowniczej Ochotniczych Straży Pożarnych (dalej: „OSP” lub „Jednostka”), w szczególności poprzez udostępnienie modułu alarmowania opartego na wiadomościach SMS.
4. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu w całości.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca konto w Serwisie, działająca w imieniu Jednostki OSP;
2. Jednostka – Ochotnicza Straż Pożarna lub inny podmiot uprawniony, posiadający konto w Serwisie;
3. Konto – zbiór danych i uprawnień przypisanych Użytkownikowi lub Jednostce w Serwisie;
4. Moduł alarmowania – funkcjonalność Serwisu umożliwiająca wysyłkę wiadomości SMS do wyznaczonych odbiorców (ratowników);
5. Wiadomość SMS – wiadomość tekstowa wysyłana z Modułu alarmowania na numery telefonów odbiorców;
6. Regulamin – niniejszy dokument.

§ 3. Rejestracja i konto Użytkownika

1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu wymaga założenia Konta.
2. Rejestracji może dokonać osoba upoważniona do reprezentowania Jednostki. Przy rejestracji Użytkownik podaje prawdziwe i aktualne dane.
3. Jednostka odpowiada za działania wszystkich osób, którym udostępniono dane dostępowe do Konta. Administrator zaleca, aby Jednostka we własnym zakresie ustaliła, które osoby mają dostęp do Modułu alarmowania oraz w jakim zakresie mogą z niego korzystać.
4. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania danych logowania w poufności i nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.

§ 4. Zasady korzystania z Systemu

1. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, tj. wyłącznie do celów związanych z działalnością ratowniczą i operacyjną Jednostki OSP, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz powszechnie przyjętymi normami społecznymi i obyczajowymi.
2. Zabronione jest wykorzystywanie Systemu w sposób naruszający prawa osób trzecich, w szczególności poprzez przesyłanie wiadomości do osób, które nie wyraziły zgody na ich otrzymywanie i nie są członkami składu ratowniczego Jednostki.
3. Administrator udostępnia możliwość bezpłatnego testowania funkcjonalności Systemu. Testy powinny być prowadzone z użyciem treści neutralnych, zgodnych z przeznaczeniem Systemu (np. „Test systemu alarmowania – prosimy nie reagować”).

§ 5. Nieprawidłowe korzystanie z Systemu i konsekwencje

1. Za nieprawidłowe korzystanie z Systemu, naruszające normy społeczne oraz przeznaczenie oprogramowania, uznaje się w szczególności:
   1. wysyłanie za pośrednictwem Modułu alarmowania wiadomości SMS zawierających wulgaryzmy, treści obraźliwe, znieważające lub w inny sposób niezwiązane z działalnością ratowniczą Jednostki;
   2. nadawanie fałszywych alarmów do ratowników własnej Jednostki, tj. wysyłanie powiadomień alarmowych bez rzeczywistej podstawy operacyjnej, w celach innych niż ćwiczebne uzgodnione z kierownictwem Jednostki;
   3. celowe wprowadzanie do Systemu numerów telefonów osób niezwiązanych z daną Jednostką OSP (np. osób prywatnych, nienależących do składu ratowniczego) oraz wysyłanie do tych numerów wiadomości z Modułu alarmowania, w tym wiadomości niechcianych, uprzykrzających lub nękających;
   4. wykorzystywanie Systemu do celów prywatnych, żartów, dokuczania osobom trzecim lub innych działań niezwiązanych z zadaniami statutowymi OSP.
2. W przypadku stwierdzenia jakiegokolwiek z naruszeń wymienionych w ust. 1, a także innych działań sprzecznych z przeznaczeniem Systemu, Administrator zastrzega sobie prawo do:
   1. natychmiastowego zablokowania Konta Użytkownika odpowiedzialnego za naruszenie, bez uprzedniego wezwania;
   2. zablokowania dostępu całej Jednostce OSP, jeżeli naruszenia mają charakter systemowy lub nie zostały wyeliminowane po wcześniejszym zgłoszeniu;
   3. odmowy ponownego uruchomienia (odblokowania) Konta – także w przypadku kolejnych próśb Użytkownika lub Jednostki;
   4. w przypadku powtarzających się nadużyć w obrębie jednego Konta – permanentnego zablokowania Jednostce dostępu do Systemu, bez możliwości odwołania oraz bez zwrotu poniesionych kosztów.
3. Decyzja Administratora o zablokowaniu Konta i odmowie jego ponownego uruchomienia jest ostateczna i nie podlega procedurze odwoławczej w ramach Serwisu.
4. Zablokowanie Konta z przyczyn wskazanych w ust. 1 nie stanowi podstawy do jakichkolwiek roszczeń wobec Administratora, w tym do zwrotu opłat (jeżeli były pobierane) ani odszkodowań.
5. W Systemie funkcjonuje automatyczny moduł wykrywający słowa uznawane za obraźliwe lub wulgarne w treści wysyłanych wiadomości SMS. Wykrycie takiej treści może skutkować automatycznym zablokowaniem dostępu dla całej Jednostki.

§ 6. Zbieranie adresów IP urządzeń wysyłających wiadomości SMS

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Systemu, ochrony Użytkowników oraz zgodnego z prawem funkcjonowania Modułu alarmowania, Administrator zbiera i przechowuje adresy IP urządzeń, z których generowana jest wysyłka wiadomości SMS za pośrednictwem Systemu.
2. Zakres zbieranych danych obejmuje w szczególności:
   1. adres IP urządzenia, z którego zainicjowano wysyłkę wiadomości SMS;
   2. datę i godzinę (znacznik czasu) wysyłki;
   3. identyfikator Konta Użytkownika oraz Jednostki, z której dokonano wysyłki;
   4. treść wysłanej wiadomości oraz listę odbiorców (numery telefonów).
3. Podstawą prawną przetwarzania adresów IP jest:
   1. prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Systemu, zapobieganiu nadużyciom oraz możliwości identyfikacji osób wykorzystujących System w sposób niezgodny z Regulaminem lub przepisami prawa;
   2. konieczność wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym współpracy z organami ścigania.
4. Gromadzone adresy IP służą w szczególności do:
   1. szybkiej weryfikacji osób doprowadzających do wysyłania alarmów niezgodnych z Regulaminem lub normami społecznymi (m.in. treści wulgarnych, fałszywych alarmów, wiadomości kierowanych do osób niezwiązanych z Jednostką);
   2. ustalenia okoliczności naruszeń oraz podjęcia decyzji o blokadzie Konta lub Jednostki zgodnie z § 5 Regulaminu;
   3. udostępnienia informacji uprawnionym organom (Policja, Prokuratura, sądy) w przypadku zgłoszenia nadużycia lub popełnienia przestępstwa z wykorzystaniem Systemu;
   4. zabezpieczenia Systemu przed nieautoryzowanym dostępem oraz atakami.
5. Adresy IP przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w ust. 4, nie dłużej jednak niż przez okres wskazany w Polityce Prywatności Serwisu, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązujących przepisów prawa (np. w związku z trwającym postępowaniem).
6. Użytkownik, korzystając z Systemu ospanel.pl, przyjmuje do wiadomości, że każda wysyłka wiadomości SMS jest rejestrowana wraz z adresem IP urządzenia, z którego została zainicjowana. Informacja ta może zostać wykorzystana w procesie wyjaśniania naruszeń Regulaminu oraz przekazana uprawnionym organom.

§ 7. Opłaty

1. Podstawowy zakres funkcjonalności Serwisu może być dostępny bezpłatnie w ramach wersji testowej lub demonstracyjnej.
2. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu, w tym z Modułu alarmowania w zakresie komercyjnym, może wiązać się z opłatami zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie https://ospanel.pl.
3. W przypadku zablokowania Konta z przyczyn wskazanych w § 5 Regulaminu, Użytkownikowi ani Jednostce nie przysługuje zwrot wniesionych opłat, niewykorzystanych środków ani odszkodowanie.

§ 8. Odpowiedzialność Administratora

1. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość i poprawność działania Systemu, nie gwarantuje jednak jego nieprzerwanej dostępności.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treść wiadomości SMS wysyłanych przez Użytkowników ani za szkody wynikające z niewłaściwego korzystania z Systemu.
3. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu Systemu spowodowane przyczynami niezależnymi, w szczególności awariami sieci operatorów telekomunikacyjnych, działaniami siły wyższej lub pracami konserwacyjnymi.

§ 9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników oraz osób, których dane są przetwarzane w Systemie (np. ratowników), jest Administrator Serwisu.
2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, określa Polityka Prywatności dostępna na stronie https://ospanel.pl.
3. Jednostka, wprowadzając do Systemu numery telefonów ratowników, oświadcza, że posiada podstawę prawną do ich przetwarzania oraz poinformowała osoby, których dane dotyczą, o zasadach ich przetwarzania.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu można składać drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w zakładce „Kontakt” na stronie Serwisu.
2. Reklamacja powinna zawierać dane Użytkownika lub Jednostki, opis problemu oraz – w miarę możliwości – datę i godzinę wystąpienia zdarzenia.
3. Administrator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania.

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
2. O zmianach Regulaminu Użytkownicy będą informowani za pośrednictwem komunikatu w panelu Serwisu oraz – w miarę możliwości – drogą mailową, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
3. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji zmian Użytkownik powinien zaprzestać korzystania z Serwisu.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
2. Ewentualne spory wynikające z korzystania z Serwisu strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia – przed sądem właściwym miejscowo dla siedziby Administratora.
3. Regulamin w aktualnej wersji dostępny jest na stronie https://ospanel.pl.

— koniec Regulaminu —